Har ditt företag funderat på att övergå till en molntjänst för e-posthantering men tvekar på grund av potentiella säkerhetsrisker, okunskap om området eller annat? Här finner du information som kanske kan hjälpa dig på traven.

Molntjänst för e-post, är detta verkligen säkert?

I vår artikel om molntjänster beskrev vi vad dessa är (IT-tjänster som erbjuds och utnjyttjas via nätet), samt beskrev några exempel på de olika sorterna av molntjänster som man kan välja. Ett av dessa exempel var just prenumeration på ett moln som lösning för ditt företags hantering av e-post.

En väldigt legitim källa till oro för företagare som vill flytta en del av sina IT-lösningar till ett moln, är att sådan extern hantering kan skapa luckor i IT-säkerheten. Detta är dock nödvändigtvis inte fallet då många av de små eller medelstora företagen som överväger molntjänster inte har resurser att upphålla en säker, intern IT-struktur. Tvärtom kan det vara så att leverantören av molntjänsten, som har personal dedikerad till säker hantering av kundernas data, är en uppgradering ur säkerhetsperspektiv.

Generellt kan man med relativ säkerhet säkerhet hävda att molntjänst för e-post inte är förknippat med större risker än en intern infrastruktur för sådan hade varit. Företag som ägnar sig uteslutande åt att förse kunder med denna typ av lösning lägga helt andra magnituder av resurser på detta än de flesta företag. Väljer du att gå över till molntjänst för din e-posthantering, var i så fall nog med att företagets anställda har den grundläggande insikt som behövs för att skydda sig när de använder tjänsten.

5 saker att tänka på inför prenumeration av molntjänst för e-post

  • Tillgänglighet


    I dagens samhälle är det inom många branscher viktigt att kunna arbeta när som helst, från vilken plats som helst. Detta ställer därför krav på att leverantören av molntjänst uppfyller de krav ditt företag ställer på just tillgänglighet, ofta även vad gäller kontroll av system samt support.
  • Administrering


    Det är viktigt att de i ditt företag som kommer att ha ansvaret för administrering av molntjänsten, får tillgång till ett snabbt och enkelt verktyg för detta av leverantören. Skulle en anställd avgå eller behöva ändra eller vidarebefordra en e-postadress är det ibland kritiskt att detta kan göras snarast möjligt. Leverantörens system behöver smidigt kunna ackomodera den typen av administration.
  • Datahantering


    Till att börja med behöver ditt företag ha klart för sig vad som gäller rörande äganderätten till den data som din e-post utgör, då detta är något som skiftar mellan de olika leverantörerna av molntjänst. I avtalsvillkoren för många av leverantörerna är det också vanligt att man uttalar en rättighet att läsa den e-post som lagras hos dem av kunderna. Det man främst bör hålla utkik efter i avtalsvillkoren dock, är att leverantören inte tillåter att några externa parter kan ta del av informationen. Du bör också ha möjlighet att ladda ner eller radera all din data, utan att detta är beroende av leverantörens medgivande.
  • Filter för skräppost


    I tandem med molntjänst för lagring bör leverantören även kunna tillhandahålla ett skräppostfilter. Detta bör dessutom vara så väl konstruerat att en normal användare problemfritt ska få sin e-post utan att delar av den fastnar i filtret. Värt att tänka på är att en leverantör av molntjänst för e-post, ofta har möjlighet att lägga mer resurser på att utveckla sina filter och på så vis hålla nya typer av virus och dylikt borta från din e-post.
  • Mobilanpassning


    I dagens samhälle är det mycket vanligt att de anställda i ett företag använder sin arbetsmobil även som privat telefon, samtidigt som de med denna har tillgång till delar av företagets känsliga information. Detta gör det enklare för oönskade partier att komma åt denna information om mobilen skulle tappas bort, hackas eller stjälas. Man bör därför undersöka huruvida molntjänstens leverantör erbjuder möjlighet att utan tillgång till enheten, kunna rensa en förlorad mobil från känslig data.